Fel cyflogwr i chi (gan gynnwys lle rydych ar secondiad i Ofcom, neu efallai’n gweithio i ni fel contractwr llawrydd), neu fel darpar gyflogwr, mae’n ofynnol i Ofcom gadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch i ddibenion arferol cyflogaeth. Ni fydd yr wybodaeth yr ydym yn ei chadw ac yn ei phrosesu yn cael ei defnyddio ond i’n dibenion rheolaethol a gweinyddol ni, i gyflawni ein tasgau cyflogaeth, neu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol. Byddwn yn ei chadw a’i defnyddio i’n galluogi i redeg y busnes a rheoli ein perthynas gyda chi’n effeithiol, yn gyfreithlon ac yn briodol, yng nghyswllt y broses recriwtio, tra byddwch yn gyflogai i Ofcom, ar yr adeg pan fydd eich cyflogaeth yn dod i ben ac, fel arfer, am gyfnod o 6 blynedd ar ôl i chi adael. Mae hyn yn cynnwys defnyddio gwybodaeth i’n galluogi i:
- gydymffurfio â thelerau’r contract cyflogaeth sydd gennym gyda chi
- cyflawni ein swyddogaethau statudol
- cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol (er enghraifft yng nghyswllt deddfwriaeth trethiant) ac i ddiogelu ein sefyllfa gyfreithiol pe digwydd achos cyfreithiol
- monitro a gwella ein perfformiad fel cyflogwr (gan gynnwys o ran amrywiaeth).
Bydd llawer o’r wybodaeth sydd gennym wedi cael ei darparu gennych chi ond gallai rhywfaint fod wedi dod o ffynonellau eraill fel eich rheolwr llinell, eich canolwyr, neu eich cyflogwr presennol, lle nad Ofcom yw eich cyflogwr ar hyn o bryd.
Mae’r math o wybodaeth y gallem ei chasglu a’i chadw yn cynnwys:
- Eich ffurflen gais sy’n cynnwys eich enw, eich cyfeiriad a’ch rhif ffôn
- Eich curriculum vitae gyda manylion eich profiad gwaith hyd yma
- Eich geirdaon
- Copïau o’ch pasbort a thystysgrifau cymwysterau
- Eich contract cyflogaeth ac unrhyw ddiwygiadau iddo
- Gohebiaeth gyda chi neu amdanoch chi, er enghraifft llythyrau atoch ynghylch codiad cyflog
- Gwybodaeth angenrheidiol ar gyfer dibenion y gyflogres, budd-daliadau a threuliau, fel manylion banc
- Manylion cysylltu a chysylltu mewn argyfwng (gan gynnwys y perthynas agosaf)
- Cofnodion gwyliau
- Manylion eich oedran a’ch rhyw
- Cofnodion yn ymwneud â’ch hanes cyflogaeth, er enghraifft, cofnodion hyfforddiant, gwerthusiadau a mesurau perfformiad eraill
- Unrhyw gofnodion disgyblu neu gwynion
Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth sydd, dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn cael ei hystyried yn ddata personol sensitif. Mae hyn yn cynnwys:
- Cofnodion ac unrhyw fanylion salwch yn ogystal â gwybodaeth yn ymwneud â’ch iechyd gan gynnwys adroddiadau Iechyd Galwedigaethol a allai gynnwys rhesymau dros absenoldeb ac adroddiadau a nodiadau Meddyg Teulu. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio er mwyn cydymffurfio â’r rhwymedigaethau iechyd a diogelwch iechyd galwedigaethol gan gynnwys asesu sut y mae eich iechyd yn effeithio ar eich gallu i wneud eich gwaith ac a allai unrhyw addasiadau i’ch swydd fod yn briodol. Byddwn hefyd angen yr wybodaeth hon i weinyddu a rheoli tâl salwch.
- Cenedligrwydd – bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ar gyfer monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth o fewn ein sefydliad
- Hil/Tarddiad ethnig – bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ar gyfer monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth o fewn ein sefydliad
- Cred grefyddol – bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ar gyfer monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth o fewn ein sefydliad
- Rhyw/cyfeiriadedd rhywiol – bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ar gyfer monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth o fewn ein sefydliad
- Manylion unrhyw euogfarnau troseddol – bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ar gyfer monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth o fewn ein sefydliad
Gallem hefyd fonitro’r defnydd o gyfrifiaduron, fel y nodir yn ein Polisi Defnydd Derbyniol. Rydym hefyd yn cadw cofnodion am yr oriau sy’n cael eu gweithio gan gydweithwyr drwy gyfrwng taflenni amser sy’n cynnwys cofnodion o absenoldeb oherwydd salwch.
Efallai y bydd angen i ni hefyd rannu eich data gyda thrydydd partïon sy’n darparu ein cynlluniau pensiwn, yswiriant iechyd a/neu fuddion ‘Choices’ eraill i’n cyflogeion.
Lle byddwn wedi casglu eich data personol i ddibenion ein swyddogaethau cyflogaeth, byddwn yn ei gadw am gyfnod o 6 blynedd ar ôl i chi adael Ofcom. Bydd ceisiadau am swyddi ar-lein yn cael eu cadw am hyd at 3 blynedd yng nghyswllt ymgeiswyr aflwyddiannus i ddibenion adrodd ar dueddiadau ac i gysylltu ag ymgeiswyr yn y dyfodol ynghylch swyddi a allai fod o ddiddordeb iddynt. Byddwn yn cadw nodiadau cyfweliadau a/neu unrhyw wybodaeth recriwtio ategol ar gyfer pob ymgeisydd am gyfnod o 6 mis.
Fel y nodir yn ein Nodyn Preifatrwydd Cyffredinol, os byddwn, yn y dyfodol, yn bwriadu prosesu’ch data personol at ddiben heblaw’r un y cafodd ei gasglu ar ei gyfer, byddwn yn rhoi gwybodaeth i chi am y diben hwnnw ac unrhyw wybodaeth berthnasol arall.
